Je, ¿en realidad pensaban que este artículo lo escribiría en inglés? Ni en broma. Primero, no estoy lo suficientemente capacitado para hacerlo. Segundo, ya existe mucha documentación en inglés sobre estos temas y me parece una injusticia que otras personas no puedan disfrutar de mi experiencia.
Así que si quieren leer, mejor se preparan un mate, café o té. Se ponen cómodos y a leer.
Enjoy!!!
Introducción
El lugar: Auditorio de la UTN Facultad Regional Santa Fe
Sitio web/fotos del lugar del evento/PHP y MySQL para registrar/Logo
Fechas y temas
Nombre del evento
Auspiciantes y presupuesto
Carnada para los auspiciantes
Publicidad
Certificados
Acreditación y preparaciones previas al evento
Invitados especiales
Hospedaje y transporte
Celulares y comunicaciones
Colaboradores
Vestuario
Grabaciones y fotografías
Servicios Varios
Misceláneas
Conclusión: El día después…
Este documento, más que un manual técnico, es un simple y largo (muy largo, y quienes me conocen saben lo que entiendo por largo) relato de cómo fue que se organizó el evento. Es una visión personal, cargada de subjetividad, y ya están advertidos antes de embarcarse en su lectura (si esto no los disuade…. adelante).
Más o menos, todo comienza por Febrero. A oídos de Juanjo y Mariano llegó la idea de convocar a dos personajes de Buenos Aires para una charla sobre el lenguaje Python. Esa idea llegó luego a mí. ¿Organizar qué? ¿Una jornada? ¿Py… qué? El caso es que recién en marzo comenzaríamos a movernos con ese objetivo y surgió un documento que intentó organizar nuestras ideas. Aquí expondré los puntos de ese documento, comentaré sobre los mismos en mayor detalle, contaré sobre lo que hicimos en cada caso y como resolvimos otros que no habíamos considerado.
Y creo que participar en una organización de un evento como el organizado implica escribir. Escribir y escribir; y ser cuidadosos al escribir. Notas para conseguir auspiciantes, escribir para medios de prensa, a la universidad y diferentes personas en ella por diversos temas relacionados, notas de agradecimiento, contactos por e-mail (la buena comunicación entre los coordinadores es vital y corresponde que todos estén enterados de lo que están haciendo lo demás, para, entre otras cosas, evitar contactar al mismo auspiciante dos veces, por nombrar un ejemplo). En definitiva, hay que escribir, aunque luego nos critiquen por eso mismo. Por lo tanto, las cosas por escrito deben quedar, además de que ayuda a que luego uno no se confía a la memoria.
Antes de comenzar creo que la principal pregunta a hacerse es: ¿qué tan grande será el evento? Respondida la misma nos da un marco, una guía, para encuadrar nuestras acciones en cada uno de los siguientes puntos del documento. Ojo, los diferentes ítem expuestos a continuación fueron ideas, algunas que llevamos a la práctica y otras que no. Hasta faltaron algunas que luego surgieron naturalmente durante los preparativos previos. Estas también serán incluidas aquí.
Cosas a tener en cuenta
1. El lugar: Auditorio de la UTN Facultad Regional Santa Fe
Lo ideal es pedirlo formalmente y obtener una repuesta formal por quien tiene la responsabilidad y control del lugar, si bien nuestro primer acercamiento fue informal (luego tramitaríamos las notas correspondientes). Podríamos haber dado participación al Centro de Estudiantes pero veo en los estudiantes tecnológicos (en Santa Fe por lo menos) que adhieren al “res non verba” (“hechos, no palabras”, cita latina que me viene a la mente cuando oigo hablar a los políticos). La política no está tan arraigada como en otras universidades (la UNL, por ejemplo). Así que apuntamos directamente a las autoridades de la Secretaría de Extensión Universitaria y el Ing. José Carreras fue clave. Hablamos con él y con el Departamento de Sistemas y gracias a la buena voluntad de quienes contactamos, logramos tener un lugar excelente para la charlas y el respaldo de la UTN para la emisión de los certificados.
Para la universidad, elegir una fecha que cayera en sábado es mejor que en domingo (ver más abajo la discusión sobre fechas y temas).
Algunas cosas a tener en cuenta sobre el lugar:
- Red eléctrica: ¿dónde están las tomas? ¿hay zapatillas? ¿se necesitan prolongadores?
- Muebles disponibles: asientos extras, escritorios, mesas. Prever donde serán ubicados los diferentes elementos. Atril, mesa para el proyector, pizarrón, etc.
- Iluminación: donde están los interruptores, focos quemados, quién se hace cargo si falla algo de la misma, etc.
- Baños: capacidad, ubicación, limpieza, elementos de higiene, etc.
- Proyector: prever cuál será, hacia donde estará enfocado, su compatibilidad con los equipos de los disertantes y tener un plan de contingencia para saber qué hacer si falla el proyector. Nosotros lo resolvimos a través de la Secretaría de Extensión Universitaria: se alquiló (también era de mayor calidad que los que teníamos en la facultad).
- Audio: micrófonos, parlantes (en la UTN disponíamos de excelentes facilidades y encima, algo que surgió el día anterior, hasta podíamos grabar las charlas en directo desde los micrófonos).
- Aspectos de seguridad: salidas de emergencia, entradas, matafuegos. Un tema relacionado saltó justo el miércoles anterior, durante la clase de Legislación: Responsabilidad Civil. ¿Qué pasa si alguien sufre un accidente en el interior del auditorio? ¿quién es responsable? Este es un punto a tener en cuenta. Lo hablamos con el Ing. Carreras y la UTN se hacía responsable. Pero es un tema a tener en cuenta.
- En relación con lo anterior: seguro de responsabilidad civil. Al quedar libre de la misma, ni siquiera consideramos este tema. La universidad está cubierta contra este riesgo y al ser considerada una actividad académica, estábamos tranquilos al respecto.
- Internet: red cableada? Wireless? Quizás sea un lujo y no se necesite, pero si se tiene, es bueno saberlo.
- Capacidad: hay que saber cuál es para poner límites. La capacidad del auditorio era de 400 personas. Cortamos la registración en las 410 y llegaron a registrarse 430 y pico de personas (que llegaron después pidieron por e-mail), pero asistieron un 61% de los pre-registrados. Este número ya lo manejábamos (ya habíamos previsto que no todos los 400 y pico se harían presentes) pero igual hay que ser precavido y no “sobrevender pasajes” como hacen algunas compañías aéreas.
- Averiguar si la institución permite colgar banderas y poner stand en el lugar (ver más adelante en el tema sobre auspiciantes).
2. Sitio web / fotos del lugar del evento / PHP y MySQL para registrar / Logo
Fue una de las primeras cosas en estar lista. El diseño y contenido de la web fue mío (excepto el color rosáceo, idea de Juanjo porque me dijo que ese era el color original de Python. Yo ni idea). La lógica y el hosting lo aportó Mariano. Así que yo diseñaba y enviaba a Mariano las cosas para que añadiera código php y publicara en internet.
Cuando diseñé la web me puse como objetivo que el lugar en donde se desarrollaría la jornada debía quedar perfectamente identificado. Todo el mundo debería saber cómo llegar al mismo. Tengo experiencia en otros eventos a los que he asistido y que no siempre se indicó claramente donde era (sin ir más lejos, la Flisol que se llevó a cabo en la UNL). Por suerte, el auditorio de la UTN tiene fácil acceso desde la calle, así que era difícil perderse. Si el lugar hubiera quedado dentro de la universidad, habría que haber indicado con planos en la web y carteles claramente visibles en el edificio. No fue necesario en este caso y el único plano fue hecho para orientar a quienes venían desde afuera.
El logo fue un ida y vuelta. Pensé en utilizar el logo de la web oficial, pero lo descartamos. Juanjo propuso una serpiente bastante graciosa, poco seria. Out!. Luego trabajé sobre la serpiente que aparece en las remeras de PyAR. Reprocesé la imagen, pero no gustó. Finalmente encontré una web que permitía hacer logos sobre Python a voluntad y bajar las imágenes en diferentes formatos gráficos. Ellos ponían la imagen y nosotros el texto. Así surgió esa viborita en cuyo interior dice “Python en Santa Fe” y en otras versiones agrega “2006”. Cuando hicimos la bandera del evento, obviamos poner la fecha para así poder reutilizarla.
Los disertantes habían pedido que fuera un fin de semana largo y el único posible era el del 29 de Abril. Además yo quería que fuera ese domingo para poder contar con otro disertante, uno local, para que expusiera sobre un tema relacionado y así tener 3 disertantes en escena. Sin embargo, el auspiciante que habíamos conseguido (ver luego) no podía apoyarnos en esa fecha y se borró. Así que por él movimos la fecha para más de un mes después (igualmente, el auspiciante se terminaría borrando definitivamente). No hubo cerca algún fin de semana largo y no queríamos llevarlo muy lejos en el tiempo, así que nos quedamos con dos disertantes y pusimos el 3 de junio.
Algo a tener en cuenta y que no lo tuvimos hasta un mes después es que la fecha no debe interferir con ningún otro evento. Nos habíamos propuesto el 3 de Junio porque los exámenes habían pasado y faltarían para los siguientes, pero no tuvimos en cuenta el Mundial de fútbol. Por suerte, Argentina jugaría 7 días después. El tiempo no ayuda pero no es una variable que podamos controlar. El día de lluvia que nos hizo sirvió para dos cosas: 1) mucha gente se ausentó por la lluvia (me consta porque un par de ausentes me lo dijeron) 2) muchos asistentes se quedaron atrapados por la lluvia dentro del auditorio, lo que provocó que la concurrencia fuera alta hasta el final (quizás realmente estaban interesados en el tema 🙂 ).
Los temas: fue consensuado entre los disertantes y nosotros. Yo mucho no podía aportar ya que de Python no sabía nada. Pero no me gustó que se planificaran charlas de hora y media. Las opiniones posteriores al evento me dieron la razón, pero en su momento no se hizo y quedó fijado ese tiempo. Yo creo que las charlas deben ser de una hora, dejando margen en los últimos 15 o 10 minutos para responder preguntas y si el público sigue preguntando (señal de que hay interés) que sigan preguntando y no importa que se demore el inicio de la siguiente charla (hasta unos razonables 15 minutos después). Esa es la idea que tenía. Es mejor que la gente se quede con ganas (los motiva para disfrutar más en el futuro).
“¿Las llamamos 1ra Jornada? El “1ro” podría sugerir que podría haber otras en el futuro. ¿Jornadas o Jornada? Es decir, ¿varios días o un día?” Todas estas preguntas fueron respondidas y tal vez, haya en el futuro alguna otra jornada. Así que esta quedó como primera. Es un punto para pensar.
Dos puntos ásperos. Es importante, antes de buscar auspiciantes, tener una idea de lo que se va a gastar. Hay que prever un presupuesto cuyos gastos principales van desde los viáticos de los disertantes hasta el alojamiento de estos. Hubo mucho aporte de parte de los organizadores, hasta logramos un par de préstamos. La emisión de los certificados nos salvó económicamente y nos permitió devolver el dinero prestado y cubrir lo que los auspiciantes no cubrían. Rápidamente los gastos que contemplamos fueron:
- Publicidad: afiches y volantes.
- Cartillas del evento, encuesta.
- Papelería: cucardas, papel afiche, fibrones, cintas, sobres, hilos, etc
- Almuerzo de los colaboradores y organizadores
- Almuerzo de los disertantes
- Movilidad de los disertantes (habíamos calculado $0,30 por kilómetro: combustible y desgaste del vehículo, pero por suerte nos salió menos que eso y nos salvo de quedar en rojo).
- Hotel para los disertantes
- Agua mineral para las charlas, vasos plásticos para el dispenser (si no hubiéramos tenido el dispenser conectado a la red de agua, quizás tendríamos que haber alquilado uno, pero nos salvamos de ese gasto).
- Cassettes de audio (para grabar las charlas y estimar cuántos se necesitarán)
- Regalos de cortesía a disertantes
- Movilidad y telefonía de organizadores y colaboradores (aunque la mayoría de este gasto fue más bien un aporte de la gente que participó en organizar y colaborar con el evento, aunque algo se devolvió).
- Banderas (gasto muy importante que se hace por única vez ya que quedan las banderas para futuros eventos)
- Certificados (que surge de la emisión de los mismos, ya que no son gratuitos)
Buscar auspiciantes es algo ingrato. Significa golpear puertas para pedir dinero. Hay que tener cara para hacerlo. Personalmente, esta tarea no me gusta aunque tuve que hacer tripas de corazón. Otros colaboraron, pero yo golpeé personalmente algunas puertas y seguí una y otra vez a posibles auspiciantes. En esta tarea me sentí muy solo y hubo días amargos. En mi opinión fue lo peor de tener que participar en la organización de un evento.
El auspiciante original, Informática Borrás, se borró. Luego de que no podía auspiciarnos para el 29 de Abril, nunca más dio la cara. Como dije (y algunos de nosotros dijeron): Borrás se borró (¡qué buen juego de palabras!). Pero por suerte conseguimos otros dos auspiciantes: Software Santa Fe y ST Computación. Luego se agregó Lunix SRL, quien nos dio apoyo fiscal (emisión de comprobantes y cosas así, ya que el LUGLi no tiene personería jurídica).
Un consejo: el tema auspiciantes debe estar resuelto y cerrado como mínimo quince días antes del evento. Se dio un caso de una empresa que se interesó pero recién se enteró una semana antes y no podía llegar para el auspicio. Hubo otro caso, y prefiero otorgar el beneficio de la duda, que también se mostró interesado, pero se enteraron tarde (a pesar de haberles comunicado con tiempo) y nos dijeron que nos informaran para el futuro (yo ahora cuento con contacto directo con ellos, sin intermediarios como tuve que acceder la primera vez).
Ahora bien, ¿qué ofrecer a los auspiciantes? ¿cómo convencerlos? Leer más abajo.
6. Carnada para los auspiciantes.
Algo crudo el título de este ítem pero real. Hay que ofrecer algo, pero ¿qué?
Hay que vender el evento. Presentarlo como una oportunidad. Hay que enfrentar a los posibles auspiciantes y ofrecerles:
- Que el logo del auspiciante aparezca en la papelería (afiches, volantes, cartillas, etc) y en la web.
- Repartir publicidad del auspiciante (provista por él) durante el evento (en la acreditación).
- Decorar el lugar con banderas o tótem (siempre proporcionados por el auspiciante).
- Otorgar gratuitamente cinco certificados a las personas que él designe.
- Acceso a la base de datos de los inscriptos. Este fue un punto discutido. Yo estaba a favor (lo propuse). Pero otros no. Finalmente tuvo que opinar alguien más para que la balanza se inclinara a mi favor. Los datos de una persona es algo valioso hoy en día y no todos lo valoran. Durante la registración había un campo que al tildarlo, quien se registraba aceptaba voluntariamente que sus datos fueran dados a los auspiciantes. Muchos aceptaron. Así que finalizado el evento, aquellos con quienes habíamos pautado este punto tuvieron acceso a los nombres, apellidos, e-mail, edad, cargos y lugar de trabajo de nuestros asistentes (sólo de quienes aceptaron). Este es un activo importante.
- Stand: esta fue una idea de última hora y que no fructificó. Igualmente, no se le ofreció a todos los candidatos auspiciantes. Se le ofreció a uno que por su nivel tecnológico y económico, bien justificaba su presencia (así mismo, no se le pedía el mismo monto de dinero que a otros auspiciantes. Se le pedía más).
- Charla institucional: uno de los auspiciantes había pedido que en vez de banderas o folletos querían dar una charla de 15 a 20 minutos para dar a conocer su empresa. Aceptamos. Obtuvimos el dinero pero lamentablemente el auspiciante no pudo dar esa charla por problemas personales. Igualmente, los otros puntos pautados con él se cumplieron.
Esto último es muy importante. Lo que se ofrece hay que cumplirlo contra viento y marea. Al auspiciante hay que tratarlo bien, mimarlo y tal vez, lo tengamos de nuevo en otro evento.
Hay que pensar cómo será distribuida la publicidad y los momentos oportunos para ello.
- Afiches y folletos de mano: la idea era seguir el diseño de la web. ¿En colores? Era muy caro. Por suerte, esta tarea estuvo a cargo de Milton Pividori, con nuestras sugerencias. Luego de averiguar costos, terminamos haciendo las impresiones en la facultad. Para distribuir los afiches y folletos elegimos las universidades, y algunos locales comerciales de computación (nos olvidamos los locales de nuestros auspiciantes). Lamentablemente, comenzamos tarde con la distribución en Paraná y Oro Verde (a tan sólo una semana del evento). Para cuando lo hicimos, teníamos más de 300 pre-registrados en la web. Creo que en la Católica ni siquiera se llegó a distribuir publicidad.
- Listas de correo: El Emilio (lista de correo de la UTN), la lista de correo de la APPEI (Asociación Provincial de Profesionales en Informática), la lista de correo de COPROCIER (Colegio de Profesionales de Ciencias Informáticas de Entre Ríos) y otras listas de correo fueron informadas del evento.
- Diarios y revistas: fueron contactados El Litoral, El Diario de Paraná y Diario Uno de Entre Ríos. A todos ellos se les pasó un parte de prensa. Me consta que el 9 de mayo El Litoral publicó la noticia.
- Televisión?: no fue tratado el asunto.
- Radio: Nicolás César habló sobre las charlas en el programa Betatester
- BarraPunto: publiqué allí un parte de prensa. Es increíble la repercusión que tiene este sitio web. Al poco tiempo de hacerlo, hasta en sitios de Rusia salió la noticia. Desde BarraPunto se difundió por el planeta. Fue la publicidad perfecta.
- Distribución: cerca de un mes antes del evento. La idea era hacer una segunda campaña publicitaria faltando una o dos semanas, pero dado el gran número de inscriptos no fue necesario hacerlo (y no nos pareció prudente hacerlo).
- Mantener informados a los inscriptos: durante la registración se les pidió el correo electrónico. Con el mismo se anuncia (sin saturar) a los pre-registrados las novedades del evento. Esto además sirve para motivarlos a asistir.
De todo lo anterior, lo más costoso fueron los afiches y folletos. Pero más allá de la publicidad, el evento no hubiera sido un éxito si el tema no hubiera interesado. ¿Verdad?
Estos fueron una fuente de ingresos importante. Nos salvó la jornada. Además, logramos contar con el respaldo oficial de la UTN, un valor agregado. Parte del monto de los mismos era para la universidad, pero el resto cubrió los gastos de la organización.
Puntos a tener en cuenta:
- Quién y dónde son impresos, en qué momento
- Quiénes lo firman y en qué momento
- Qué datos se necesitan (en nuestro caso, por disposiciones legales de la universidad, eran obligatorios el nombre y apellido completo del asistente y su número de documento).
- Cómo comunicábamos esos datos a quien los imprimía. Somos estudiantes en ingeniería de sistemas, un simple listado en papel no era suficiente, ¿verdad? 😉
- Y finalmente hay que coordinar todo lo anterior para tener los datos a tiempo, imprimir los certificados, firmarlos y entregarlos.
La entrega de certificados es importante. Hay que tener encuenta otras cosas:
- Quien retira su certificado, debe firmar. Si retira por alguien más, debe firmar con su nombre y aclarar la firma. Esto es para evitar futuros problemas (“yo no retiré mi certificado”.. bla, bla, bla).
- Algo que nos habría ahorrado un problema es la siguiente idea que no implementamos y se me ocurrió al finalizar todo: al momento de la acreditación y pago por el certificado (se pagaba por adelantado) tendríamos que haber entregado algo a quien pagaba para que él lo devolviera a cambio del certificado. Un número hubiera sido posible. Podríamos haber comprado un talonario de números en cualquier librería. Pero es una idea queda para el futuro. Es un elemento de disuasión para los vivos de siempre (“yo pagué y no me lo entregaron”). ¿Creen que no se presentaron? (fue fácil saber si mentían: asistir y pagar involucra hacer dos actualizaciones independientes en la base de datos. Si los campos correspondientes, ambos, estaban en null, ¿qué se puede concluir?)
- Se nos complicó la entrega. Alguien, quizás inadvertidamente, los desordenó y ya no estaban ordenados alfabéticamente. Por suerte Mariano y Juanjo remediaron rápidamente este problema y utilizando los micrófonos llamaban a la gente.
- También se complicó la firma del retiro. El listado había quedado bajo llave en una oficina de la UTN y nadie había quien la abriera una tarde de sábado lluvioso. Pero hubiera sido inútil tal como se dieron las cosas (ver punto anterior). Así que rápidamente se implementó que la gente firmara en hojas en blanco, aclarando su nombre. Fue más rápido. El problema lo tendríamos nosotros después al no estar las firmas ordenadas alfabéticamente. Pero todo se solucionó rápido.
Una lección que podría implementarse para el futuro:
- Cuidar mantener ordenados alfabéticamente los certificados.
- Contar con varios colaboradores y distribuir equitativamente los certificados entre ellos asignándoles rangos alfabéticos.
- Colocar en una pared varios carteles indicando los rangos alfabéticos y los correspondientes colaboradores frente a ellos.
- Y que la gente se forme ordenadamente frente a cada colaborador, según corresponda, y retire firmando en una hoja (una o varias por colaborador).
9. Acreditación y preparaciones previas al evento
El traslado de las cosas es un punto a tener en cuenta: ¿vehículos? ¿hora? ¿qué hay que trasladar? Estuve hasta las 1 ó 2 de la mañana preparando todo (menos mal que lo hice en ese momento, porque sino no llegaba a tiempo luego). También hay que coordinar con la gente a qué hora encontrarse y dónde.
Hay que pensar en la acreditación de los pre-registrados. Ver la cantidad de gente y que estos esperen lo menos posible. Era tanta la gente que recibiríamos, que la primera idea de disponer dos PC nos pareció poco y agregamos una tercera. Mariano hizo el sistema de acreditación ad-hoc y como no podía ser de otra manera, la base de datos MySQL que recibió las pre-registraciones fue integrada en el mismo. El sistema anduvo impecable durante el evento, pero lo habíamos probado el día anterior. Consejo: probar el sistema que se utilice.
¿Quienes atienden a las personas? Lo mejor, y a riesgo de sonar machista, es que sean señoritas. Cuanto más bellas, mejor. Es decir, la gente se comporta diferente frente a un chica linda que frente a un chico lindo (excepto que el público sea mayoritariamente femenino, que no era el caso), ¿no? ¿No se ve esto en los bancos? ¿En la peatonal con las promotoras? ¿en las pistas de carreras y propagandas de automóviles?. En nuestro caso teníamos dos chicas (Marisu y Gimena) y un chico (Pablo), pero luego se sumaron otros dos para ayudar a atender a la gente (Sebastián y Diego. No teníamos muchas chicas en nuestro grupo y contamos con la gentil participación de las hermanas de Juanjo y Mariano). Y Mariano, desarrollador del sistema, vigilaba todo por si surgía algo raro. Pero todo anduvo 10 puntos.
También hay que prever de un lugar donde guardar la plata que se junta por los certificados, así como tener suficiente cambio para dar vueltos. El primer punto se solucionó con un cajón del escritorio que usábamos, el segundo, con ir al banco el día anterior y cambiar $200 por billetes de $5. Yo no lo hice, fue Juanjo. ¿Qué cara habrá puesto el cajero?
De todo el proceso del sistema de registración el principal problema fue instalar la red y por complicaciones idiotas y de apurados que fuimos. El día anterior habíamos probado los componentes en mi casa y anduvo todo fantástico. Un problema al instalarla el día del evento fue que en el hall del auditorio al día siguiente, el cable que unía el router con el servidor no andaba bien (no era el mismo del día anterior). Hasta que me di cuenta que no había conectividad pasaron algunos minutos. Eso trajo otro problema: el servidor DHCP asignó automáticamente las IP en un orden diferente y el día anterior habíamos configurado todas las máquinas para que accedan a la dirección estática 192.168.123.100… que fue a parar a una PC que no era el servidor. Otros minutos pasaron hasta que nos dimos cuenta de esto y redireccionamos luego las otras PC de la red.
Quizás esto habría salido mejor de haber tenido más tiempo porque íbamos a entrar al auditorio a las 7:30 hs. Pero quien lo abría se retrasó. Tuvimos que hacer algunas llamadas y 20 minutos después logramos entrar (20 minutos perdidos). Las acreditaciones comenzaban a las 8:30 hs y ya había gente esperando!. En fin, hay que rever el tema de la programación para futuros eventos (comenzar a las 9, por ejemplo, y la primera charla a las 10 hs).
Algo más que se hizo a último momento fue colgar la bandera del LUGLi y la del evento. Es que recién la tarde anterior, a última hora, pudimos disponer de las mismas.
Como no disponíamos de mantel para cubrir apropiadamente la mesa y escritorio sobre los cuales instalamos el sistema de acreditación, tuve (creo que fui yo) la idea de utilizar papel afiche blanco y pegarlo con cinta. Por lo menos, esto iba a emprolijar las cosas.
Apenas segundos tuvimos entre dejar todo listo y dejar pasar a la gente. Porque como estaba lloviendo afuera se decidió dejar entrar a la gente para evitar que se mojen. Hmmm….. Repito, cambiar el tema de los horarios y nunca comenzar antes de las 9 hs.
Hay que armar una lista de invitados especiales, quienes podrán tener certificados gratuitos. En nuestro caso incluimos a los profesores del área programación de la UTN. También a los auspiciantes (no podían faltar). No llegamos a invitar al rector (creímos que sería excesivo), pero un punto pendiente fue la invitación a profesores de la UNL. Lo habíamos anotado y luego se nos olvidó.
El caso es que, por elegancia, una simple invitación por e-mail no alcanza. Imprimimos en papel las mismas y las distribuimos en sobres con nuestros logos. Quedaron muy bien. Igualmente contactamos por e-mail a los profesores ya que en la web no aceptábamos más registraciones.
Pensamos alojar a los disertantes en una habitación doble (single cuesta más caro). Así que averiguamos precios en varios hoteles. Hubo una complicación porque en algún momento uno de los disertantes venía con su novia. Así que tuvimos que negociar para ver como hacer (no creíamos en poder pagar por la novia). Finalmente no hubo problemas, sólo vinieron los disertantes; pero nos habíamos olvidado de un punto: sólo habíamos contemplado una noche (viernes-sábado), no se nos ocurrió que al final del día estarían cansados y tendríamos otra noche (sábado-domingo). Así que esto fue resuelto (por suerte, días antes). En relación al transporte, originalmente habíamos pensado en pasajes de colectivo, pero los disertantes dijeron que vendrían en automóvil. Lamentablemente no coordinamos antes de que vengan en el mismo auto y, creo, esto incrementó un poco los viáticos por movilidad (aunque logramos bajarlos por otro lado). El hecho de que vinieran en sus propios vehículos resolvió el tema de remises o taxis para movilizarse localmente, pero hubiera sido mejor en un sólo vehículo.
12. Celulares y comunicaciones
Supusimos que tendríamos que hacer un gran número de llamadas para los días de la jornada, así que para evitar lo que siempre pasa, el no tener saldo para hacer llamadas, cargamos suficientes $ en los celulares y además, para las cosas urgentes, no debíamos confiar en los mensajes de texto (SMS) porque a veces estos no llegan o lo hacen tarde. Además, por las dudas teníamos que agendar números de emergencia: bomberos, policía, ambulancias etc. (esta información también se hizo pública en la web del evento).
Algo importante y obvio: tener los números telefónicos de todos los colaboradores (al menos los principales).
Fue invaluable la ayuda de los colaboradores. No mencionaría sus nombres aquí por miedo a olvidarme de alguno (frase trillada, aunque algunos nombres los mencioné anteriormente) pero muchas gracias. Ellos ayudaron a distribuir la publicidad, algunos la diseñaron, ayudaron a instalar la red de PC, ayudaron durante la acreditación de las personas, llevaron los micrófonos, filmaron, fotografiaron, digitalizaron, etc. Hay que prever las tareas que serán necesarias y quién las hará. De la lectura de este documento podrá deducirlas.
Ok, no es cuestión vestir formal (un traje) pero tampoco había que ir con jeans rasgados y camisas manchadas. ¿Ok? Resolvimos vestir sport. No íbamos a asistir a una cancha ni a un acto de gobierno. Buscar algo término medio. Pensar también en el clima. Pero realmente no pensamos mucho esto.
15. Grabaciones y fotografías.
Mi cámara hogareña Sony estuvo a las alturas de las circunstancias una vez más. Lástima que no pude filmar yo mismo pero salió bastante bien dentro de todo. El video fue digitalizado (tarea que me insumió algo de tiempo) y los archivos fueron entregados para que los pongan en un servidor adecuado y compartirlos así con la comunidad.
Algo a tener en cuenta con el video: prever que alcance la cinta y disponer de al menos una cinta por charla si la misma no alcanza tal longitud. Por ahí conviene filmar en LP en vez de SP. Ver la configuración en la cámara así como controlar la fecha y hora (por si queremos tener un correcto registro). Mi cámara había estado apagada durante bastante tiempo y su configuración se había perdido. Por esa razón comenzó la grabación en formato SP y este come cinta a lo loco. Así es que a mitad de la segunda charla hubo que cambiarla. Cuando Bruno, el camarógrafo, me lo dijo, me di cuenta que había algo mal y cambié la configuración. En LP la cinta dura 4 largas y cómodas horas. Un detalle a tener en cuenta. La batería de la cámara también es un asunto a tener en cuenta. Como disponíamos de enchufe, pudo conectarse directamente. Pero la batería ayuda a la movilidad.
Algo que no habíamos previsto (hasta el día anterior a la jornada, cuando probamos el audio) fue la posibilidad de grabar desde los micrófonos mismos. Se hizo y ya se digitalizó. También está a la espera de conseguir un servidor donde subir las cosas.
Fotografías: sacar fotos, fotos y más fotos. Ahora que casi todos tienen cámaras digitales, es más fácil subirlas en una web. César Sándrigo tuvo algunos problemas con la oscuridad del evento, pero dentro de todo llegaron a salir algunas buenas fotos. Otro detalle: hay que sacar fotos a los carteles de los auspiciantes. Cuando más tarde se les agradece y se les informa donde poder encontrar la información de la jornada, es agradable que vean sus logos dando vuelta por ahí.
- Comidas: con una semana de anticipación avisamos a la cantina de la UTN sobre el evento y la cantidad de gente que esperábamos. También reservamos almuerzos algo más sustanciosos que simples sandwiches de milanesa para un grupo de personas (entre ellas, los disertantes quienes no pagaban nada). Habíamos pensado también en avisar a algún carrito de la costanera para que se instale en frente del auditorio (estábamos en la costanera) pero no fue necesario. Además contábamos con números de rotiserías y restaurantes cercanos.
Los colaboradores también comen. La idea que teníamos era pedir sandwiches en la cantina. Pero hubo un mal entendido y alguien pidió pizzas a una rotisería…. al otro lado de la ciudad. 🙂 Las pizzas llegaron unos 20 o 15 minutos antes de que comenzara la tercer charla. Así que, en mi caso, tragué algunos trozos y continué con mi tarea de vigilarlo todo….. - Taxis/Remises: también teníamos a mano (y en la web del evento estaba indicado) los números de varias remiserías.
- Buffete: Esta idea surgió durante la última semana y estuvimos a punto de concretarla. En un cuarto junto al auditorio íbamos a disponer de una mesa con café, té, agua caliente, masitas y otras pequeñas cosas. Pero como la gente que llegó fue mucha, los baños del estadio fueron habilitados y para ellos, no podíamos disponer de ese cuarto y por lo tanto, no tuvimos buffete privado (allí también podríamos haber almorzado con tranquilidad).
- Como disponíamos de dispenser en el hall, compramos vasos plásticos para quienes querían tomar agua. Para los disertantes, compramos agua mineral embotellada y pusimos dos elegantes copas de cristal (idea de Juanjo, las copas era mías 😉 ).
- Guía telefónica: como si fuera poco, además de tener agendados los números de emergencia, disponíamos de una guía telefónica (que no se llegó a usar, pero estaba disponible para quien la pidiera).
- Como gesto de gentileza, nos pareció apropiado ofrecer un regalo a los disertantes. No sólo un certificado emitido por la facultad y una nota de agradecimiento. Así que además agregamos a lo anterior un par de cajas de alfajores santafesinos (para cada uno) bien locales, con imagen del puente colgante en la caja. Algo bien típico.
- Encuesta: fue algo apresurada. Se me ocurrió el día anterior. Media hora para escribirla y luego imprimirla. Por eso salió algo desprolija. Pero fue útil y hay que preverla con más tiempo en futuros eventos. Algo relacionado con la misma: ¿dónde colocar las encuestas llenas? ¿teníamos una urna? No, no la teníamos. Así que tome la caja de acrílico de mi heladera nueva (caja que se emplea para guardar carne y no ha sido estrenada) y aprovechando que tenía ranuras, vino como anillo al dedo para poner las repuestas (¿de quién fue la idea? ¿Bruno?).
- Banderas: luego de varios intentos no pudimos disponer de los carteles que el LUGLi había utilizado en Rosario. Así que a último momento mandé a hacer la bandera (tres días antes). Como elemento publicitario, y para identificar al grupo más que nada, lo considero imprescindible. Fue costosa (todo se hizo rápidamente) pero creo que valió la pena. Además, ya nos queda para futuros eventos, pero habrá que cuidarla mucho y sobre todo, que no se pierda.
- Remeras: fue una idea que surgió pero se descartó por costosa. Además, no estábamos seguros de poder venderlas. Al final, la misma gente de PyAR trajo sus propias remeras. Hubiera habido mucha competencia. Menos mal que no nos metimos en esto. Este es un detalle a tener en cuenta, si se piensa hacer remeras, ver que no haya competencia 🙂
- Libro: se preparó un libro sobre Python y se buscó otro de Guido Van Rossum. Se pensó en hacerlos imprimir masivamente y ofrecerlos a la venta. Nuevamente, el costo. Además de la falta de seguridad de hacer el negocio. Quizás si se hubiera ofrecido vía e-mail para hacer la cantidad justa, pero ni siquiera esto era seguro. Finalmente se subieron en la web como parte de la documentación del evento.
- Video y material de las jornadas: después de las jornadas Juanjo pensó en hacer un DVD conteniendo todo el material de la misma: presentaciones, código fuente de los programas mostrados, video, audio, etc. Sería interesante, pero ¿se venderá? El tema no se volvió a tocar. Si están interesados, escriban a pysf2006@gmail.com
- Herramientas: llevarse una ferretería, o mejor dos. Martillos, clavos, pinzas, tenazas, tijeras, destornilladores (punta plana, estrella, etc), alambre y cualquier otro fierro que pueda llegar a ser útil. También agregar lo eléctrico: zapatillas, prolongadores, adaptadores para los enchufes, etc.
- Hablar en público: y sí, hay que hacerlo. Era la primera vez que tomaba un micrófono y hablaba a más de 200 personas. En mi carpeta había anotado brevemente, como ayuda memoria, los puntos que debía tocar. Me había olvidado de los celulares hasta que Mariano me lo susurró al oído. Hay que prever lo que se va a decir (agradecer a medio mundo, por ejemplo), indicar a la gente durante los intervalos lo que se va hacer, avisar el inicio de cada charla y despedir a todos al finalizar la jornada (fallamos en este último punto). Hay que estar pendiende del micrófono y evitar que cualquiera lo agarre para decir cualquier cosa.
La jornada no termina el día que se realiza. Es más, al final del mismo día hay que pensar como retirar las cosas que se colocaron (escritorios que se movieron, redes que se instalaron, banderas que sirvieron a la decoración, etc). Para días posteriores quedará la documentación de lo sucedido (esto mismo), evaluación de los resultados, subir la documentación a los sitios web apropiados, digitalizar lo que haya que digitalizar, agradecer, cumplir con las promesas a los auspiciantes, velar por los certificados que no hayan sido entregados, etc. También, de alguna forma, hay que mimar la relación con los auspiciantes. Ellos podrían volver a auspiciarnos y si todo salió bien, ¿por qué no?. Esto involucra más trabajo, pero alguien tiene que hacerlo.
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Muy bueno cep! Tenías razón que venía con corte ‘impresión personal», pero me parece que le va a ser útil a otras personas que quieran organizar algo parecido.
Saludos!